Qué afecta el viaje de negocios

En 2003, llevé mi negocio a la carretera durante tres meses mientras viajaba en automóvil por gran parte de América del Norte. En 2007, tomé casi el mismo tiempo para un viaje por carretera desde Massachusetts a Alaska y viceversa. En esos cuatro años, varias cosas cambiaron que afectaron significativamente algunos aspectos prácticos de ocuparse de los negocios cuando están lejos de la oficina y de la base de operaciones de uno durante tanto tiempo. Si está planeando un viaje de negocios extenso y no ha estado viajando en un par de años, algunos de estos cambios también podrían sorprenderle.

1. Acceso a internet. En 2003, Internet de alta velocidad era un artículo especializado en la industria hotelera, restringido a unas pocas cadenas de hoteles y cafeterías de marcas reconocidas. Antes de partir en mi viaje de 2007, varias personas me dijeron alegremente: «Wi-Fi está en todas partes ahora». Me alegro de haber mirado escéptico esa evaluación.

Durante diez semanas de viaje en Canadá y los EE. UU., Solo un tercio del tiempo funcionaba de manera conveniente y de inmediato en la habitación donde nos hospedamos. Otro tercio de las veces pudimos usar wi-fi después de un poco de problemas técnicos o yendo a la oficina o restaurante del motel. Y el otro tercio del tiempo, hubiéramos estado sin acceso a Internet si nuestra única opción hubiera sido wi-fi. Tenía tres opciones de respaldo para esta contingencia: conectarme en línea con el módem de mi computadora portátil; usando mi teléfono / computadora de mano (un AT&T 8525) para recoger el correo electrónico; y llamar a mi asistente virtual para pedirle que revise mi correo electrónico por mí.

2. Recibos. Si planea deducir los gastos de viaje de negocios en sus impuestos, debe guardar los recibos y necesita un registro escrito de los gastos y su propósito comercial. Lo que cambió desde 2003 a este respecto es que cada vez más empresas proporcionan recibos en papel térmico cuya tinta se desvanece y mancha con la menor exposición al sol o la fricción. Esto significa que si guarda sus recibos en un bolsillo o en un compartimento del automóvil antes de registrar sus gastos, es posible que no pueda descifrar su evidencia. No estoy seguro de cuál será la opinión del IRS sobre este desarrollo, pero me alegro de haber tenido la disciplina para registrar los gastos en un pequeño cuaderno al menos cada día o dos.

3. Plástico. Durante nuestro viaje de 2003, tuvimos que seguir buscando cajeros automáticos por dinero en efectivo, porque algunos lugares donde teníamos que pagar por cosas no aceptaban tarjetas de crédito. En 2007, los únicos lugares donde realmente teníamos que tener efectivo eran unos pocos peajes y algunas atracciones turísticas. Nos quedaba un billete de diez dólares canadiense del viaje anterior, y aparte de eso pudimos cobrar casi todo. Cuando un mendigo intentó golpearnos por dinero en efectivo, pudimos decir sinceramente que no teníamos ninguno. Estábamos poniendo todo en plástico, lo siento.

4. Cobertura de telefonía celular. Nuestra sorpresa aquí fue que no había tanta mejora en el servicio celular para las secciones más remotas de los EE. UU. Como esperábamos. A lo largo de las carreteras interestatales, puede esperar recibir una señal. Pero, de lo contrario, donde la densidad de población es baja o inexistente, la cobertura de telefonía celular también suele estar ausente. Una gran excepción fueron los parques nacionales. Tuve una larga conversación con un amigo en el Parque Nacional Denali en Alaska, donde todo el condado tiene solo 1800 residentes a tiempo completo.

5. Reenvío de correo. Este cambio no es el progreso hacia la eficiencia que podría esperar. Se tardó más en 2007 que en 2003 para poner en marcha el reenvío de correo postal y más tiempo para detener el reenvío. Mi jefe de correos me explicó que el reenvío ahora estaba centralizado y computarizado. Mientras que anteriormente, las oficinas de correos individuales se habían encargado de reenviar el correo dirigido a los residentes en su área de servicio, ahora esto se manejó en la instalación regional de procesamiento de correo. Mi jefe de correos pudo presentar la solicitud para iniciar o detener el reenvío de correo, pero no tenía control directo sobre el proceso, y tomó entre 7 y 10 días para que el reenvío y las órdenes de no reenvío surtieran efecto.

Esté preparado para estas y otras condiciones cambiantes, y tendrá un mejor, más fácil y más próspero tiempo fuera de casa.

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