Servicio de viajes especializado para reservar salas de reuniones

La mayoría de los hoteles contienen alojamiento más allá de su habitación individual y vestíbulo del hotel. Contienen equipos de ejercicio, servicios de lavandería, spas y salones de belleza. No debe pasarse por alto las salas de negocios y conferencias que ahora ofrecen muchos hoteles, y utilizar un servicio de viajes especializado para reservar salas de reuniones es una solución lógica e ideal.

Independientemente del tamaño, las salas de reuniones del hotel tienen varios propósitos. Los hoteles más grandes tienen salas de reuniones para atraer las mejores conferencias y convenciones del mundo. Estos hoteles de gran tamaño tienen varias habitaciones capaces de acomodar a cientos de personas en cada una de ellas. Es común que estas salas de reuniones tengan un escenario para los oradores principales convencionales. Las salas de reuniones a menudo están equipadas con sistemas de sonido envolvente, por lo que toda la sala no tiene problemas para escuchar el discurso. Sin embargo, un servicio de viajes especializado es la forma más útil para que usted reserve salas de reuniones que satisfagan sus necesidades y expectativas.

Las buenas presentaciones generalmente contienen imágenes de alta calidad. Estas imágenes ayudan a su audiencia a comprender la presentación. Es común que las salas de reuniones del hotel contengan múltiples pantallas de proyección grandes para secuencias de video u otras presentaciones de computadora. Además, el hotel puede proporcionar un personal de capacitación adecuado que comprenderá cómo usar y operar el equipo.

No todos los hoteles están diseñados para celebrar las convenciones más grandes del mundo. Los hoteles más pequeños contienen salas de reuniones adecuadas para negocios locales. Por ejemplo, una compañía local podría alquilar salas de reuniones en un hotel cercano para la reunión anual de accionistas. Además, esta reunión se transmitirá a los accionistas en el extranjero. Las modernas salas de reuniones de los hoteles están diseñadas para satisfacer la demanda actual de productos electrónicos de vanguardia. Aunque es posible que su hotel no tenga todo el equipo electrónico que su empresa desea, debería ser capaz de admitir dispositivos electrónicos adicionales si elige alquilar a un proveedor externo. Simplemente informe a su servicio especial de viajes exactamente qué es lo que necesita mientras está en la sala de reuniones.

Las empresas locales también pueden usar las salas de reuniones del hotel para organizar reuniones importantes de la empresa. Las reuniones difíciles de la junta, como las reorganizaciones de la empresa, generalmente tienen lugar en algún lugar fuera del espacio de oficinas de la empresa. Esto permitirá a los asistentes concentrarse en la reunión en lugar de atender llamadas telefónicas y correos electrónicos durante todo el día.

Los banquetes medianos y pequeños son usos comunes de las salas de reuniones de los hoteles. Es posible que esté buscando un retiro agradable y tranquilo para su organización benéfica local o grupo de interés especial. Los hoteles estarán encantados de satisfacer sus necesidades de catering para cualquier banquete. Informe a su servicio de viajes especializado qué tipo de alojamiento de alimentos y bebidas necesita para su sala de reuniones. De esa manera, pueden reservar una sala de reuniones en un hotel que también es capaz de atender sus necesidades de catering.

Si su reunión solo incluye un pequeño número de asistentes, una pequeña sala de reuniones del hotel puede ser todo lo que se requiere. Estas salas de reuniones pueden o no tener un proceso formal de reserva. Nuevamente, pregunte en la recepción del hotel si tiene alguna pregunta adicional, de modo que dos partes diferentes no intenten reservar la habitación al mismo tiempo ni utilicen un servicio de viajes especializado para hacerse cargo de todos los arreglos por usted.

¿Cómo se reservan las salas de reuniones del hotel? Se recomienda que llame al hotel directamente para verificar las tarifas y la disponibilidad. El sitio web del hotel debe proporcionar una descripción general de las salas de reuniones disponibles; sin embargo, probablemente no podrá reservar salas de reuniones directamente en su sitio web como lo haría con las habitaciones de hotel. Si está hablando directamente con el hotel y todavía tiene preguntas, haga una cita para hacer un recorrido por las salas de reuniones del hotel. Esto le proporcionará la ventaja de ver las instalaciones y hacer preguntas adicionales. Siempre discuta el seguro de responsabilidad civil para los empleados y asistentes del hotel. En la sociedad moderna, el seguro es prácticamente obligatorio, por lo que se pueden evitar demandas civiles costosas.

¿Qué pasa si está dentro del presupuesto y realmente no tiene mucho dinero para gastar? Informe a su hotel de antemano para que puedan trabajar dentro de su presupuesto. Quizás sus fechas sean flexibles y solo necesite una sala de reuniones para una noche durante la semana. Si le pregunta al gerente del hotel, él puede hacerle un buen trato a su organización.

Si su grupo alquila una sala de reuniones grande o una de tamaño muy modesto, debe tratar las instalaciones con mucho cuidado. Nadie realmente quiere limpiar un gran desastre que creó su grupo. Un gran desastre puede requerir el pago de servicios de limpieza adicionales. Dependiendo de su acuerdo, su organización puede ser financieramente responsable. Además, la administración del hotel puede desaprobar a su organización si planea reservar un evento futuro en ese lugar. Siga las mismas reglas y pautas que normalmente hace cuando está en la oficina.