Viaje en grupo, cómo organizarlo

Este artículo está destinado a ayudarlo a organizar viajes grupales exitosos; si usted es nuevo en la organización de viajes grupales o simplemente busca mejorar sus experiencias. Está dirigido a una variedad de personas en mente. Puede ser un miembro asignado del comité de turismo, secretario social, presidente del club; o puede ser un gerente que le haya pedido que organice un viaje corporativo. También puede ser el mejor hombre organizando un despedida de soltero o simplemente organizando unas vacaciones para un gran grupo de amigos.

Donde empezar
Si no ha organizado un viaje grupal antes, probablemente esté pensando por dónde empiezo. Si ha organizado un viaje grupal antes y no fue tan bien, debería preguntarse: ¿dónde debería haber comenzado la última vez?

Lo primero que debe decidir es quién será responsable de qué, asegúrese de que esos roles estén claramente definidos y que las personas comprendan sus responsabilidades. La cantidad de personas que deben participar en la organización de viajes grupales variará según el grupo y el destino. Para grupos pequeños e informales, puede decidir asumir la responsabilidad de todas las tareas. Para grupos grandes y más formales, a menudo es mejor asignar tareas a varias personas.

Deberías considerar:

  • ¿Quién será responsable de recolectar el dinero?
  • Para grupos deportivos o de artes escénicas: ¿quién organizará el kit y la ropa?
  • Quién venderá la gira a su grupo y los convencerá para que vayan.
  • Quién organizará su grupo: asegúrese de que todos tengan pasaportes actualizados, organicen listas de alojamiento y lleven a cabo cualquier otra administración que deba hacerse.
  • Recaudación de fondos: si es necesario

Lluvia de ideas
Una vez que haya decidido sobre estas responsabilidades, debe tener algunas ideas generales sobre dónde debe ir su grupo y qué deben hacer. En algunos casos esto será fácil ya que otros factores ya lo habrán predeterminado. Si usted es un grupo deportivo y está organizando un viaje para un torneo deportivo, su destino y actividad principal ya estarán establecidos. En esta situación, debe considerar qué otras actividades también puede realizar para que disfrute al máximo su viaje.

En muchos casos, la lluvia de ideas será un proceso mucho más complicado. Si usted es un grupo de música que desea ir de gira, las opciones son casi infinitas en cuanto a destinos, conciertos e itinerarios.

Probablemente necesitará investigar un poco sobre las ideas para su grupo y el proceso de lluvia de ideas podría llevar varias semanas. ¿Por qué no obtener algunas ideas de los expertos! Hay una serie de organizadores profesionales de viajes en grupo, como MyGroupTour, que estarán llenos de ideas y probablemente hayan hecho algo similar antes. Ponerse en contacto con un organizador profesional de grupos no le costará nada y le permitirá elegir sus cerebros. MyGroupTour y varios otros también proporcionan una gran colección de itinerarios preconstruidos en sus sitios web. Es posible que pueda tomar uno de estos directamente o adaptarlo para satisfacer sus necesidades. También puede investigar los destinos en la web utilizando sitios web como ‘Trip Adviser’ o » para ayudar a obtener algunas ideas. Si viaja a Gran Bretaña, utilícelo. Este es un gran sitio web con mucha información útil. Además del destino y los itinerarios, deberá pensar en la fecha aproximada de viaje, los números probables, el tipo de alojamiento y las excursiones adicionales que desee realizar.

Presupuesto
El presupuesto de un grupo es muy importante. Si crea un viaje o vacaciones con un precio excesivo, nadie de su grupo podrá venir. Igualmente, si establece un presupuesto tan bajo, terminará en un alojamiento en el que nadie quiere quedarse, lo que nuevamente puede retrasar su llegada.

Debe acordar un rango de precios que cree que su grupo puede pagar y crear su viaje en función de eso. Si desea realizar una gira de una semana por Europa, pero se da cuenta de que su grupo solo puede pagar de manera realista 100 € cada uno, entonces deberá considerar la recaudación de fondos o hacer un ajuste a su recorrido en términos de duración, destino o itinerario.

Recuerde que cualquier grupo puede permitirse un recorrido, solo requiere la cantidad correcta de planificación, creatividad y preparación. Algunos miembros pueden tener antecedentes económicos particularmente difíciles. Es posible que desee considerar subsidiar a estos miembros de los fondos del club y la recaudación de fondos. Algunas personas también pueden estar preparadas para pagar más para reducir el costo a otros. También debe tener en cuenta los lugares libres para usted. En la mayoría de las reservas grupales, debería poder obtener una cama de hotel gratis por cada 25 miembros del grupo, aunque los precios de los entrenadores normalmente no se ven afectados.

Reuniendo a tu grupo
El primer paso es persuadir a las personas para que realicen su viaje grupal. Hay tres factores principales que deciden esto. ¿El viaje les atrae, es a un precio que pueden pagar y cuán carismático eres para venderles la idea? Si puede hacer bien estas tres cosas, entonces no debería tener problemas para lograr que la mayoría de su grupo salga de viaje.

Administrar viajes en grupo puede llevar mucho tiempo y ser un desafío. Puede verse obligado a llamar a las personas varias veces porque no están. Perseguir a las personas que no han hecho algo que usted les pidió que hicieran, tratar con personas que abandonaron o agregar nuevos miembros a la gira que ahora quieren ven. Debe estar preparado para una operación compleja y lenta si desea hacer todo por su cuenta. Puede aliviar significativamente la carga utilizando un organizador de grupo profesional. Pueden ayudar a resolver estos problemas en su nombre. Dependiendo de la compañía con la que vaya y lo que haya acordado con ellos. Si quieres que hagan todo, entonces deberías esperar pagar un poco más. Pero esto lo liberaría para realizar otras tareas que de otro modo podrían ser más costosas para usted al ignorarlas. Una solución que estará disponible para usted a fines del verano de 2008 es el sitio web de. Le proporcionarán una serie de servicios en línea para ayudarlo a recolectar dinero, organizar su viaje y obtener cotizaciones de los proveedores.

Recaudación de finanzas y recaudación de fondos
Ok, si tu grupo está en un ciervo, ¡nadie va a dar caridad para apoyar tus travesuras borrachas! Si usted es una corporación que organiza viajes grupales, entonces la única forma de conseguir que otra persona pague es si les ofrece beneficios comerciales.

Sin embargo, con la mayoría de los grupos hay muchas maneras de recaudar fondos para su viaje grupal. Puede organizar eventos genéricos, días divertidos u organizar algo en función de lo que hace su grupo. Los eventos generales y los días divertidos podrían incluir: – maratón / competencia patrocinada, lavado de autos en un supermercado o escuela local, mañana de café para su hogar de retiro local, poner una discoteca, salir por la noche u organizar una búsqueda de huevos de Pascua. La lista en realidad solo está limitada por tu imaginación. También debe intentar organizar algo relacionado con lo que hace su grupo. Si eres una orquesta, organiza conciertos para tu comunidad local. Puede recaudar rápidamente el dinero que necesita para su viaje; todo lo que se necesita es un poco de entusiasmo y puede ser muy divertido.

Lo que las personas son más reacias a hacer es separarse de su dinero. En las primeras etapas, es importante que cobre un depósito de cada miembro del grupo que haya confirmado que vendrá en el viaje. Sin esto, no hay compromiso ni incentivo para que no se retiren en el último segundo y esto podría ser vergonzoso. Al hacer esto, su viaje será mucho más manejable. Debe informar a sus miembros que el monto final adeudado puede cambiar ligeramente si los miembros del grupo abandonan o se unen nuevos miembros. Un entrenador reservado a $ 400 dividido por 30 personas costará más por persona que dividir el costo entre 40 personas. Normalmente encontrará que las cotizaciones se dan en bandas de precios, ya que los operadores de viajes grupales sabrán que las personas pueden abandonar o puede obtener viajeros adicionales. También debe informar a las personas sobre las fechas límite de cancelación. Normalmente, si cancela con un hotel dentro de los 30 días previos a la salida, deberá pagar el monto total.

Ley y la directiva de viajes combinados
Ha habido cambios en la Ley relativamente recientemente que debe tener en cuenta. Si un consumidor compra más de un componente de viaje, se considera un paquete. Como tal, debe colocar este dinero en una cuenta fiduciaria y no puede acceder al dinero hasta que los miembros de su grupo hayan viajado. Esto se aplica a todos los organizadores de viajes grupales no regulares. Sin embargo, la definición de lo que no es regular no está claramente definida y aún no se ha probado en la corte. Para evitar el riesgo de infringir la ley sobre este asunto, puede ser más fácil utilizar un organizador profesional de viajes grupales que ya cuente con sistemas para manejar la directiva del paquete de viaje. Para obtener más información, puede ir a esta guía que ha sido compilada por el gobierno.

Organismos de la industria
Si utiliza un organizador profesional de viajes grupales, debe ver si son miembros de la GTOA (Asociación de Organizadores de Viajes en Grupo) o la ETOA (Asociación Europea de Operadores de Viajes) si planea hacer un viaje europeo.

Seguro de viaje
Como organizador de viajes grupales o iniciador de su grupo, se lo considerará responsable de todo lo que les ocurra a los miembros de su grupo. Desafortunadamente, de vez en cuando las cosas no saldrán como se planeó. Debe estar allí para asegurarse de que usted y los miembros de su grupo estén protegidos contra tales instancias. Esto es especialmente cierto con grupos escolares y juveniles. A menudo, el seguro de viaje no es tan caro y puede ser un requisito legal en muchas situaciones.

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