Cómo optimizar el escaneo empresarial para la gestión de documentos

Grm reconocida en el Cuadrante Mágico de Gartner 2018 para Plataformas de Servicios de Contenido

GRM, una empresa líder en servicios de contenido, ha sido incluida por primera vez en el Cuadrante Mágico de Gartner 2018 para Plataformas de Servicios de Contenido.

Antes de escanear sus documentos, asegúrese de que los componentes del escáner estén en buenas condiciones. Asegúrate de que tenga suficiente resolución para reproducir tus documentos con la mayor fidelidad posible. Es importante que la pantalla en la que se coloca el documento a escanear sea lo suficientemente ancha para escanear documentos de tamaño carta y oficio.

En algunas organizaciones, transferir el archivo a formato digital no es lo suficientemente importante. A veces, esta responsabilidad se delega a nuevos empleados, personas que no tienen experiencia en escanear documentos.

Funciones de OCR personalizadas

Otra función importante del software de escaneo empresarial es la función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). OCR es el uso de funciones tecnológicas para distinguir texto o caracteres dentro del documento físico. El software de escaneo examina el texto del documento para traducir los caracteres en código para el procesamiento de datos. El software superior ofrece esta función de reconocimiento de texto para todos los documentos. Esto a menudo incluye documentos, películas, negativos de películas, diapositivas y plataformas. Además, la tecnología OCR puede agilizar el escaneo de documentos, lo que le permite verlos como texto editable. Las capacidades de OCR personalizadas son esenciales para aumentar la productividad en sus procesos de escaneo de documentos.

Además, el mejor software de escaneo empresarial brinda indexación sofisticada para aumentar la eficiencia de su sistema de administración de documentos. Por ejemplo, el software de escaneo avanzado puede identificar el tipo de documento que se escanea. Luego le pide que busque una dirección en la página o lea un número de factura en la sección superior derecha de la página. Esto puede ayudarlo a mantener sus documentos legales organizados. Además, también puede ubicar el número de factura automáticamente buscando “Inv” en cualquier parte del documento. Con este software desarrollado, también puede realizar una consulta de base de datos en otros sistemas comerciales, como sistemas de contabilidad o CRM. Las herramientas de indexación sofisticadas son esenciales en el software de escaneo comercial para ahorrar tiempo y mejorar la precisión del almacenamiento de documentos.

Acerca de
Últimas entradas

Fernando Castillo

Mi nombre es Fernando Castillo y estoy aquí para ayudaros dentro de mis posibilidades en todo lo relacionado con la Economía. Mi trabajo en SABERCOMO consiste en redactar y supervisar todos los artículos de la temática económica. Así que bienvenidos a esta web. Mi email: fernandocastillo@saber-como.com

Últimas entradas de Fernando Castillo (ver todo)