Cómo gestionar proyectos en el trabajo con éxito

Cuando se trata de la gestión de proyectos, hay muchos desafíos para mantener cada proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Hay varios factores a considerar además de los elementos internos y externos que pueden hacer que un proyecto se descarrile. Sin embargo, si toma algunas precauciones y tiene un gran plan, puede llevar su proyecto al éxito. Aquí hay 10 consejos y trucos de gestión de proyectos para ayudar a garantizar que su proyecto progrese sin problemas:

Consejo 1: Clave los detalles del proyecto Antes de comenzar su proyecto, asegúrese de que esté construido sobre una base sólida y que esté respaldado por todas las partes interesadas clave. Comprenda sus intereses y expectativas y sea consciente de cómo determinarán si el proyecto tendrá éxito o no. También deberá asegurarse de que el alcance del proyecto esté claramente identificado, incluidas las funciones y responsabilidades de los diversos miembros del equipo del proyecto. Desarrolle el plan del proyecto y verifique que los objetivos de los elementos clave estén claramente definidos y alineados. También debe establecer criterios de éxito medibles y rastreables, incluida la realización de tareas según lo programado, el cumplimiento de los objetivos presupuestarios, la confirmación de que la funcionalidad del producto es satisfactoria para el cliente y la garantía de que se cumplen las normas gubernamentales y/o el cumplimiento normativo. Cuida todos los detalles para sentar las bases del éxito de tu proyecto.

Pasos

Tener un proceso transparente es un aspecto muy importante de la gestión eficaz de proyectos. Debería poder aislar su técnica de flujo de trabajo para evaluarla y cambiarla si no funciona. Aquí te damos una guía, pero recuerda que la habilidad operativa no es la misma para todos, debes modificarla para adaptarla a tus necesidades específicas.

Defina los objetivos del proyecto. Organice una reunión que incluya a los actores importantes del proyecto y aclare el objetivo y los entregables del proyecto de acuerdo con los requisitos de los clientes.
Gestión de riesgos. Revise el plan del proyecto e identifique posibles problemas internos y externos, problemas que podrían afectar negativamente al proyecto. Considere también los riesgos de las metas, los plazos y los recursos, las dependencias importantes y sus prioridades. Tenga en cuenta estos problemas desde el principio y sin duda puede garantizar un plan de gestión de proyectos exitoso.
Define el alcance del trabajo para el proyecto. Dividir los objetivos en tareas asignables. En este paso definirás qué es parte del proyecto, harás un acuerdo con el cliente y lo documentarás. De esta forma, el cliente sabrá qué se incluye en el proyecto y qué no. Evitar cualquier posibilidad de aumento extremo de la cantidad de trabajo durante la fase de ejecución del proyecto.
Envíe la propuesta de proyecto. En este paso, el cliente recibe documentación que contiene información pertinente, como presupuestos, fechas y alcance del proyecto. Recomendamos usar las plantillas comúnmente incluidas en el software de gestión de proyectos.
Plano de trabajo. Las tareas se incluyen en el cronograma del proyecto, que establece la guía para organizar las fechas, los objetivos y los plazos para los entregables. El gerente del proyecto debe considerar administrar los recursos de la cuenta en esta etapa.
Plano detallado. Una vez que el cliente o las partes interesadas clave aceptan el plan de trabajo, el gerente del proyecto crea una lista detallada de tareas que formarán parte de cada objetivo a lograr. El equipo del proyecto necesita que estas tareas tengan instrucciones claras para que todos los miembros puedan realizarlas.
Gestión de tareas. Este paso incluye monitorear el flujo de tareas y el estado de progreso. Algunas tareas pueden ser simples, mientras que otras implican dependencias y redes más complejas. Un buen gerente de proyecto podrá ayudar y facilitar el flujo de tareas.
Reinicia. Se están haciendo tareas, se están cumpliendo metas y se están haciendo entregas. Las cosas se ven bien. Pero dar un paso atrás y reconsiderar todo siempre es bueno. Después de lograr cada objetivo, debe detenerse y revisar las proyecciones de entrega, la asignación de recursos, la carga de trabajo del cliente y las expectativas del cliente. Si surge la necesidad, el director del proyecto debe modificar el plan y revisar las fechas.
Comunicación colaborativa. Informe a los miembros de su equipo, al cliente ya los accionistas sobre el desempeño del proyecto. Los informes de estado son una excelente manera de que todos sepan lo que está sucediendo y mantengan un flujo seguro de comunicación con el cliente. La transparencia es un aspecto vital de las relaciones con los clientes; Creemos firmemente en una comunicación clara y eficaz. De esa forma, puedes cambiar la dirección del trabajo si es necesario y evitar sorpresas al final del proyecto.
Análisis de rendimiento. Se entregan los entregables y se completa la fase principal del trabajo. Este es un punto clave en el ciclo de cualquier progreso, y la retrospectiva puede determinar si se tomó el camino correcto para que esto suceda. Al conocer y evaluar lo que salió mal, puede mejorar la toma de decisiones y brindarle a su equipo comentarios valiosos. Esta retroalimentación debe incluir puntos positivos y exitosos, así como una oportunidad de aprendizaje.

El secreto del éxito en los proyectos está en la gestión de personas

Siempre que nuestros proyectos sean desarrollados por personas, habrá que darle la debida importancia a la gestión de la interacción, eso es donde está el secreto para que nuestros proyectos tengan éxito.

Esta gestión es un trabajo que va mucho más allá de reunir a un grupo de personas para trabajar en un objetivo común. Requiere su participación como gerente de proyecto, ya que las relaciones se producirán, lo sepa o no, pero es mejor que administre estas relaciones para que el ambiente de trabajo sea bueno, los miembros del equipo superen sus diferencias y logren sus objetivos. mejor nivel de rendimiento.

Estrategia 1: Aclara los detalles de tu proyecto antes de empezar

Antes de empezar a programar tu proyecto, necesitas saber en qué consiste. Comience con el producto final y trabaje hacia atrás. ¿Qué pasos y productos más pequeños necesita completar para llegar al producto final? Tómese el tiempo para comprender lo que necesita lograr y qué recursos necesitará para hacerlo realidad. Al aclarar los detalles de su proyecto, debe comprometerse con una metodología de gestión de proyectos y comenzar a construir un plan de proyecto basado en esa metodología.

Durante la fase de planificación, dé un paso atrás y mire el proyecto desde la perspectiva de los diferentes roles. Cada uno enfrentará desafíos que pueden no ser perceptibles de inmediato. Las estrategias de gestión de proyectos en la construcción, por ejemplo, se verán diferentes para un capataz que para un arquitecto o ingeniero de construcción. Su plan de proyecto debe tener en cuenta las necesidades de cada rol y anticipar los problemas comunes que cada rol puede enfrentar. Es fácil perderse en posibles brechas y oportunidades perdidas en su propio plan de proyecto, por lo que puede ser útil que los miembros del equipo que no participaron vean si descubren algo que usted podría haber pasado por alto.

La importancia de cortar con una metodología

Una metodología de gestión de proyectos no es más que un modelo que se toma como referencia para el desarrollo y organización de todas las fases por las que pasa un proyecto durante su implementación.

Incluso se puede incluir un seguimiento, una vez finalizado, para comprobar si, efectivamente, se han conseguido los objetivos marcados.

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Fernando Castillo

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