Pasos para planificar eventos comerciales

➡ Si quieres que tu evento apeste de verdad, vas a tener que dedicar un buen pastel económico a un montón de cosas. Aquí enumero los que considero más importantes en los eventos en los que participé:

Espacio para fiestas: en este rubro debes incluir el alquiler y cualquier seguro que venga con la reserva del salón o espacio.
Comida y bebida: no es que los participantes sean orcos de Mordor, pero no deja de ser cierto que a la gente se le conquista por el estómago… El presupuesto que tienes que dedicarle varía según el número de asistentes, pero si ni siquiera sacas algunos perritos calientes, es posible que hablen mal de ti y de tu evento. No te preocupes, para esto lo más normal es contar con algún patrocinio. Hay marcas de bebidas, bares, etc. Siempre pueden echarte una mano.
Entretenimiento: es otra parte importante que puede quedar en el limbo si no prestas atención. Aquí puedes incluir al presentador o, si vas a contratar un DJ o equipo de redes sociales, asegúrate de tener un presupuesto para sus gastos e indemnizaciones.
Decoración: ¿la montarás tú mismo o necesitarás decoradores? No subestimes esta parte, no hagas que el tema sea demasiado aburrido después y las fotos en rrss parezcan que estás en un escenario de posguerra.
Personal: a menos que esté organizando una WordCamp donde los empleados son voluntarios, deberá incluir una línea de pedido para todos los colaboradores. No soy partidario de la explotación, ni de denunciar a los compañeros como en las mudanzas, y te recomiendo que tampoco lo hagas.
Marketing: tienes que dar a conocer tu evento antes, durante y después. Esto incluye la publicidad online (Facebook, Instagram, Google…), la landing page y el email marketing, así como la difusión a través de las redes sociales y el reparto de regalos empresariales.
Audiovisual: Desde proyectores hasta wi-fi y altavoces y transmisión en directo del evento. Sí, el wifi es fundamental, aunque no lo hayas pensado, sobre todo si quieres convertirte en TT durante el evento (no quieres que la gente tire los dados, ¿verdad? 😯).
Varios: Incluso el evento mejor planeado tendrá imprevistos, por lo que es mejor reservar un juego para cosas en las que no hayas pensado.

¿Cómo organizar un evento corporativo? Los siguientes 3 pasos…

Una vez que tenemos la herramienta de planificación y gestión de proyectos, podemos empezar a desglosar la planificación de eventos online para detallar mejor cada una de las actividades e ideas de eventos empresariales. Así:

Divide el proyecto en fases y define los hitos. Es decir, identificar momentos clave para revisar el trabajo realizado e identificar futuras actividades o necesidades. Es importante y muy útil para la gestión de riesgos establecer fechas fijas en nuestra aplicación de planificación como Sinnaps.

Definir el evento y planificarlo

El primer objetivo a conseguir es definir bien el tipo de evento y que objetivos se deben conseguir con él, para poder empezar a planificar en ese participa un equipo numeroso y todos conocen las tareas a realizar y el tiempo disponible para ello.

Si tu evento coincide con una fecha significativa del año, tenlo en cuenta a la hora de planificarlo.

Elige un mensaje

Preparar un breve discurso con las claves más importantes que definen nuestra empresa puede ser de gran ayuda en el trato con el público. No debe ser un texto de memoria, ya que perdería la frescura y espontaneidad necesarias para este tipo de muestra. Es conveniente adaptarlo al receptor, ya que no le diremos lo mismo a un potencial proveedor que a un cliente.

En la preparación del stand, debemos tener en cuenta una serie de elementos para atraer más la atención del público. Es necesario ofrecer diferentes opciones de información para atraer a diferentes tipos de participantes. Habrá quien prefiera los folletos, mientras que a otros les gustará interactuar en una tablet.

¿Cuál es el objetivo final del evento?

Es por eso que planeaste el evento en primer lugar. Estás buscando:

¿Generar nuevas ventas? ¿Apoyar el lanzamiento de un producto? ¿Aumentar el reconocimiento de marca? O tal vez tengas una combinación de varios. Determina lo que quieres lograr y cómo este evento te ayudará a lograrlo.

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Fernando Castillo

Mi nombre es Fernando Castillo y estoy aquí para ayudaros dentro de mis posibilidades en todo lo relacionado con la Economía. Mi trabajo en SABERCOMO consiste en redactar y supervisar todos los artículos de la temática económica. Así que bienvenidos a esta web. Mi email: fernandocastillo@saber-como.com

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