Gestión documental

Gestión documental

Desde hace unas décadas nos quieren vender la idea de oficina sin papel. La idea es muy atractiva, pero sin duda es utópica hoy por hoy. Sí que es cierto que tender a reducir el papel al máximo es una buena noticia para todo el mundo.

Principalmente es bueno para la naturaleza porque se reduce el número de árboles que deben ser talados para abastecer a las fábricas de papel, y todo lo que implica en la reducción del impacto ambiental.

Y en segundo lugar y no menos importante, reducir el papel que se utiliza en las empresas repercute directamente en la productividad general de la empresa y en la optimización de sus resultados.

Gestionar menos cantidad de documentos implica directamente necesitar menos espacio en las oficinas y almacenes de las empresas y menos personal para gestionarlos.

Gestión documental

En cuanto a la gestión de documentos en las empresas, las soluciones comunes pasan por la optimización y reducción de los documentos y la utilización de un sistema de software específico para la organización electrónica de los documentos.

El objetivo es localizar un documento en el menor tiempo posible desde cualquier puesto de trabajo. Es evidente que para lograr este objetivo hay una labor previa de conocer a fondo el funcionamiento de la empresa y adaptar el software elegido a sus necesidades particulares.

Herramientas para la gestión documental

Las herramientas profesionales para gestionar documentos se las conoce como software de gestión del contenido empresarial (ECM). Existen empresas con muchos años de experiencia en este campo. Como muestra reconocida y afianzada en el mercado con 30 años de experiencia sobresale del resto SER GROUP:
http://www.ser-solutions.es

Hoy en día este tipo de software de gestión de contenidos trabaja sobre todo tipo de dispositivos de sobremesa y móvil, y gestiona todo tipo de extensiones de documentos.

Desde nuestra experiencia hemos comprobado cómo una aplicación de gestión de contenido empresarial puede ahorrar mucho tiempo, espacio, dinero y dolores de cabeza a los responsables de cualquier empresa.

¿Trabajas o colaboras con alguna empresa que haya incorporado un software de gestión documental? Cuéntanos tu experiencia.